¿Cuáles son las responsabilidades de un guardia de seguridad privada?
La seguridad privada es más que una persona parada en la entrada de un edificio. Solamente en México 7 de cada 10 empresas han reportado incidentes de inseguridad, por lo que contar con un guardia de seguridad privada capacitado se ha vuelto más crucial que nunca.
Su labor abarca desde la prevención de riesgos hasta la gestión de emergencias, y cada una de sus responsabilidades contribuye directamente a la Seguridad Patrimonial de la organización.
Pero, te has preguntado ¿cuáles son exactamente las responsabilidades de un guardia de seguridad? Y más importante aún, en esta era digital ¿cómo puede la tecnología apoyar a los guardias de seguridad en su cumplimiento?
Una de las responsabilidades más importantes de un guardia de seguridad es mantener un registro de quién entra y quién sale de las instalaciones. Los guardias, ya sea verificando credenciales, administrando registros de entrada y salida o monitoreando un sistema de control de acceso, garantizan que un lugar esté protegido de ingresos o egresos no autorizados.
Además de realizar un registro de visitantes, en algunos casos los guardias de seguridad también son responsables de registrar los vehículos, artículos, herramientas o cualquier otro objeto que las personas ingresen a las instalaciones de un lugar. Esto generalmente sucede en lugares que reciben decenas de visitantes al día, como una empresa.
Por ejemplo, en Yucatán existen plantas empacadoras de alimentos que constantemente reciben camiones que transportan el producto o proveedores que van a brindar un servicio especializado dentro de las instalaciones del lugar. En estas situaciones, es cuando los guardias de seguridad deben registrar información como el vehículo con el que ingresan, el equipo de protección personal (EPP), herramientas a utilizar, entre otros.
Dicho lo anterior, el guardia de seguridad es responsable del control de acceso. Sin embargo, dependiendo de la operación del lugar en el que esté prestando servicio, corresponderá lo que registrará en su bitácora de accesos.
Y aquí viene una pregunta que muchos responsables de seguridad se hacen: ¿cómo puedo hacer más rápida, segura y eficiente la tarea del control de accesos?
La respuesta: a través de una plataforma digital para registro y control de accesos y visitas.
Una plataforma digital para controlar el acceso es una herramienta poderosa para los guardias de seguridad porque:
- Les permite tomar fotografías de rostro o identificación en cada acceso
- Crea las bitácoras de acceso automáticamente
- Mantiene las bitácoras guardadas en un solo lugar permitiendo su fácil consulta
- Hace más rápido el acceso a un lugar con solo escanear un pase de acceso QR
- Brindan más credibilidad a la operación de un guardia de seguridad
Los rondines de vigilancia son inspecciones periódicas de las instalaciones que el guardia realiza para verificar que todo esté en orden. Tal como se menciona en el artículo de Linkaform, existen dos tipos de rondines:
- Los rondines realizados periódicamente en lugares vulnerables
- Los rondines realizados después de enfrentar una amenaza
En cualquiera de los dos casos, el guardia de seguridad está obligado a realizar una bitácora en la que reporte su rondín.
Sin embargo, en nuestra experiencia como proveedores de una plataforma de Seguridad Patrimonial hemos identificado siempre los mismos problemas por parte de nuestros clientes:
- No saben con exactitud si el guardia de seguridad realizó sus rondines de seguridad
- Las bitácoras las llenan al final del turno, solo para poder retirarse
- Los supervisores de seguridad nunca saben qué pasa realmente en sus instalaciones porque los guardias simulan los rondines
- Hay poco seguimiento cuando un guardia de seguridad reporta un incidente
Entonces, ¿cómo se puede garantizar que los rondines realmente se cumplieron? La solución más efectiva es a través de una plataforma para rondines de vigilancia que también incluya una App para rondines.
El uso de una plataforma digital elimina la incertidumbre de si un rondín fue realizado o no porque este tipo de sistemas obligan al guardia a escanear diferentes puntos de control mediante códigos QR o etiquetas NFC instaladas en zonas estratégicas, registrando automáticamente cada punto del recorrido y generando una bitácora automática al finalizar.
El plus es que permite que los responsables de seguridad puedan supervisar de manera remota y en tiempo real el cumplimiento de rondines de múltiples ubicaciones.
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En los recorridos y turnos de trabajo, los guardias de seguridad están expuestos a situaciones fuera de lo ordinario: accesos no autorizados, daños a instalaciones, comportamientos sospechosos o emergencias menores.
El reporte de incidencias es el proceso mediante el cual el guardia de seguridad documenta formalmente estos eventos, detallando qué ocurrió, dónde, cuándo y qué acciones tomaron al respecto.
Esta responsabilidad es más importante de lo que parece. Un reporte bien documentado no solo informa al supervisor en el momento, sino que construye un historial operativo que permite identificar situaciones recurrentes de riesgo, respaldar decisiones de seguridad y estar más preparado ante cualquier auditoría o requerimiento legal.
“El reporte de incidencias, es una de las responsabilidades más importantes de un guardia de seguridad”
El problema que hemos identificado en Clave 10, es que en las empresas los guardias de seguridad siguen reportando incidencias de forma manual: anotaciones en papel, mensajes en grupos de WhatsApp o llamadas telefónicas.
Estamos conscientes de que es la manera tradicional y como siempre se ha hecho. Sin embargo, es más grave de lo que parece. Al final siempre vemos los mismos puntos de dolor:
- La información está fragmentada, es difícil de consultar y fácil de perder
- La gestión de incidencias es tardía
- Es sumamente complicado tener un historial que se pueda consultar fácil
- Al no tener un seguimiento, la misma incidencia sucede una y otra vez
Al final la responsabilidad siempre recae en el guardia de seguridad… Sin embargo, superiores como el Jefe de Seguridad o el Gerente de Seguridad Patrimonial también se ven afectados.
Una manera de solucionar este problema y hacer más efectiva la tarea del reporte de incidencias es a través del uso de la tecnología. Una opción es Clave 10, en la cual el guardia puede registrar cualquier incidencia directamente desde su smartphone durante el rondín: con fotografías como evidencia, comentarios detallados y la ubicación exacta del evento.
El reporte queda vinculado al rondín correspondiente, se almacena automáticamente en la nube y el supervisor puede consultarlo en tiempo real desde cualquier dispositivo, sin necesidad de esperar al fin del turno.
Si quieres conocer más detalles de esta plataforma, te recomendamos visitar la página de Funcionalidades de Clave 10.
La comunicación es otra de las tareas que el guardia de seguridad debe realizar; tanto hacia los demás guardias como hacia su superior inmediato.
Es una tarea clave que recomendamos no sea realizada por llamada o grupos de WhatsApp en donde generalmente la información se pierde, se dispersa o simplemente no se registra correctamente.
Lo recomendable es utilizar un sistema que centralice las comunicaciones entre los guardias y supervisores: un solo lugar que permita la transmisión de información en tiempo real, organizada y con opción de generar historiales a lo largo del tiempo.
Por ejemplo, un sistema de Seguridad Patrimonial es una buena opción para centralizar la comunicación de los equipos de seguridad.
Los guardias de seguridad privada deben contar con formación en primeros auxilios, manejo de extintores y procedimientos de evacuación.
Las emergencias no avisan y es importante dotar a los guardias de seguridad con una herramienta eficaz para la respuesta ante cualquier emergencia, pues en esos momentos la velocidad de respuesta es un factor determinante.
Ya sea un teléfono, botón de emergencia, radio, software para guardia de seguridad o una App, el guardia de seguridad siempre debe contar con una herramienta que le permita reportar la emergencia en tiempo real.
La labor de un guardia de seguridad privada va mucho más allá de vigilar una entrada. Es un profesional que controla accesos, realiza rondines, documenta incidencias, mantiene comunicación con su equipo y responde ante emergencias, todo en un mismo turno.
Cada una de estas responsabilidades genera información que debe ser registrada, consultada y respaldada. Cuando ese proceso depende del papel o de plataformas no diseñadas para este fin, los vacíos de información son inevitables y las consecuencias pueden afectar directamente la seguridad del lugar.
Es por eso que cada vez más organizaciones están dotando a sus guardias de seguridad con herramientas digitales que centralizan la operación y les permiten supervisar en tiempo real las operaciones de todos sus guardias en campo.
Si en tu organización están buscando una solución para profesionalizar la operación de seguridad, nuestra plataforma Clave 10 puede ser una opción para ustedes. Puedes solicitar más información o agendar una demostración en vivo de la plataforma ahora mismo.
Somos una plataforma de Seguridad Patrimonial y estamos listos para orientarte.
