Registro y control de visitantes en una empresa: por qué el papel ya no es suficiente
Hay una pregunta que muchos Gerentes de Seguridad Patrimonial en una empresa no pueden responder con certeza en tiempo real: ¿quién está dentro de mis instalaciones en este preciso momento?
Si la respuesta depende de revisar un libro de registro de visitas en la caseta de entrada, de llamar al guardia o de buscar entre hojas de Excel, hay un serio problema. Y no, no es un problema menor…
El registro y control de visitantes en una empresa es uno de esos procesos que muchas organizaciones dan por resuelto cuando la realidad es que están generando puntos ciegos que comprometen su seguridad, operación y capacidad de respuesta ante cualquier incidente.
El registro y control de visitantes es el proceso mediante el cual una empresa documenta, supervisa y gestiona el ingreso y salida de personas externas a sus instalaciones: contratistas, proveedores, técnicos de mantenimiento, clientes o cualquier visitante ocasional.
Su objetivo principal es garantizar que toda persona ajena a la organización esté debidamente identificada, autorizada y que su presencia sea trazable en caso de un incidente, una auditoría o una investigación posterior.
Sin embargo, en nuestra experiencia como proveedores de una plataforma de Seguridad Patrimonial, hemos identificado que la mayoría de las empresas industriales en México siguen gestionando este proceso de forma manual. Y eso tiene consecuencias.
Como responsable de Seguridad Patrimonial, si en tu empresa los guardias de seguridad siguen anotando los datos de cada visitante en un libro físico, es probable que ya hayas experimentado alguno de los siguientes problemas:
Cuando el registro de visitantes se hace en papel, la única forma de saber quién está dentro de las instalaciones es ir físicamente a la caseta y revisar el libro. Incluso llamar por teléfono al guardia o enviarle un mensaje por WhatsApp y pedirle que te pase una foto de los registros. Pero, ¿es realmente segura adecuada esta operación a nivel empresarial?
La realidad es que el libro de registro de visitas es práctico y económico, pero en momentos cruciales es poco efectivo. En el corto plazo puede parecer una buena opción para tu operación de seguridad. Sin embargo, a largo plazo te darás cuenta que no es así.
Entonces, ¿cómo resuelves este problema si eres un Gerente de Seguridad Patrimonial? Una buena opción es la utilizando un software para control de visitas pues te permitirá:
- Consultar en tiempo real quién está dentro de tus instalaciones
- Consultar la bitácora de accesos desde un dispositivo móvil y en cualquier momento
- Autorizar accesos de manera remota
- Verificar la operación de todos los puntos de acceso en un solo lugar
- Crear pases de entrada con código QR
Ahora que lo sabes, te recomendamos investigar las opciones disponibles en el mercado, para comenzar a evaluar cada una y presentarle a tu Jefe una propuesta sólida.
Nosotros te recomendamos el software de Seguridad Patrimonial de Clave 10. ¡Es una buena opción de acuerdo a su relación costo - beneficio!
La escritura manual es propensa a errores y omisiones que generan datos incompletos o incorrectos. Un nombre mal escrito, un número de teléfono ilegible o un horario de salida sin registrar son detalles que parecen menores pero que se faltan cuando más se necesitan: durante una auditoría, investigación o emergencia.
Una forma de resolver esta problemática es utilizando plataformas con las que puedas crear formularios digitales que registren electrónicamente los datos de cada visitante.
Te recomendamos utilizar esta opción sobre todo si el tamaño de tu empresa es pequeño (menor a 50 empleados). Con una plataforma para crear formularios digitales podrás:
- Crear tu propio formato de formulario digital
- Añadir campos, reglas, flujos y páginas personalizados
- Crear reportes en PDF automáticamente y a tu medida
- Tomar fotografías en cada registro de visita
- Utilizar el mismo formulario de registro en diferentes ubicaciones
- Realizar el registro de visitas desde la App instalada en un smartphone
Por otra parte, si recibes un volumen alto de visitantes al día (más de 50 accesos al día) y entre ellos hay no solo visitas, sino proveedores, contratistas, clientes, personal de mantenimiento, entre otros. Te recomendamos utilizar una herramienta más especializada como una plataforma para control de visitas.
Lo que podrías hacer si implementas un software para control de visitantes en tu empresa es:
- Controlar el acceso mediante pases de entrada con código QR
- Establecer límites de acceso (por días, hora y área)
- Gestionar el control de acceso de múltiples ubicaciones
- Supervisar el control de accesos en tiempo real desde la plataforma web
- Registrar el acceso vehículos, herramientas, personas y artículos
- Descargar bitácoras en formato PDF siempre actualizadas
- Brindar a los guardias de seguridad una App móvil para el registro de accesos
- Asignar vehículos o artículos autorizados por visitante
- Añadir comentarios a cada registro de visita
- Adjuntar documentos como certificados o permisos a cada registro de visita
- Enviar invitaciones previo a la visita para agilizar el acceso
La realidad es que si lo vemos desde otro punto de vista, el uso de la tecnología para el registro y control de visitantes en una empresa beneficia al transformar la operación haciéndola automatizada, ágil, eficiente y más segura.
Te recomendamos utilizar un software para control de visitas si tu empresa es una:
- Planta industrial
- Empresa manufacturera
- Parque logístico
- Empresa con múltiples ubicaciones o sucursales
- Fábrica
- Edificio
- Corporativo
Existen otras soluciones que requieren más inversión, como el sistema para control de accesos con hardware (torniquetes, puertas automáticas, sistemas de seguridad perimetral, etc.). Sin embargo, es más recomendable implementarlos cuando se trata de centros de datos, instituciones financieras o instituciones gubernamentales.
Con un libro de papel, cada visitante debe esperar a que el guardia anote sus datos manualmente antes de poder ingresar. En empresas con un alto flujo de visitantes, esto se traduce en filas, esperas innecesarias y una primera impresión negativa para quien visita las instalaciones. Además, el tiempo que el guardia dedica a llenar el libro es tiempo que no está dedicando a otras responsabilidades.
Una plataforma digital para control de visitas agiliza este proceso con pases de acceso digitales que funcionan de la siguiente manera:
- La persona que va a ingresar a las instalaciones recibe una invitación para hacer un pre-registro de su información
- Completa su registro y envía su información
- La empresa revisa su información y aprueba o deniega su acceso
- Si se aprueba, le genera un pase de acceso con QR que el visitante debe escanear al llegar
Esta automatización logra reducir el tiempo de registro en caseta a segundos, eliminando las filas, largos tiempos de espera y pérdida de horas - hombre.
Cuando hay auditorías en una empresa y hay una revisión del registro de accesos, el personal de seguridad debe demostrar quién accedió a las instalaciones, con qué propósito y si contaba con los permisos correspondientes.
Cuando se utiliza un libro de registro, encontrar esa información puede tomar horas haciendo de ese momento algo estresante. Incluso, en algunos casos, simplemente nunca se encuentra porque la información no se registró o está incompleta.
Sin registros adecuados y verificables, la empresa queda expuesta a sanciones, observaciones o incluso la pérdida de certificaciones.
La solución ante este problema es realizar el registro de visitantes a través de una plataforma digital que permita almacenar en la nube la información de cada acceso.
De esta manera, en las próximas auditorías solo bastará con que ingreses a la plataforma desde una computadora o la App móvil, acceder a la bitácora de accesos y realizar la búsqueda de los ingresos requeridos.
Si ocurre una evacuación o una emergencia dentro de las instalaciones de la empresa, el personal de seguridad necesita saber de inmediato cuántos visitantes están adentro y en qué área se encuentran.
Con un registro en papel guardado en caseta, esta información no está disponible de forma rápida y confiable. Y en una emergencia, cada minuto cuenta.
Cuando una empresa se anticipa a estas situaciones, sabe que debe contar con una fuente confiable de información. Generalmente, implementan sistemas que tengan el registro de accesos centralizado y que sea accesible no solo para los guardias de seguridad, si no para el Jefe de Seguridad, Gerente de Seguridad Patrimonial o el área de Recursos Humanos.
Algunas plataformas para registro y control de visitantes para empresas, cuentan con algún botón de SOS o emergencia que precisamente son diseñados para este tipo de casos y que ante esta problemática, son los que desde nuestra experiencia te recomendamos utilizar.
El registro y control de visitantes en una empresa no es un proceso que desaparezca si se ignora. Seguirá ocurriendo todos los días, con cada proveedor que llega, cada contratista que ingresa y cada técnico que visita las instalaciones. La pregunta no es si hacerlo, sino cómo hacerlo correctamente.
Continuar haciéndolo en papel no es una opción neutral. Como vimos a lo largo de este artículo, genera puntos ciegos en la seguridad, datos poco confiables, procesos lentos y una exposición innecesaria ante auditorías o emergencias.
La buena noticia es que digitalizar este proceso hoy es más sencillo y accesible de lo que parece. No requiere grandes inversiones en hardware ni meses de implementación.
Si en tu organización están evaluando cómo mejorar el registro y control de visitantes, en Clave 10 podemos orientarte. Puedes solicitar más información o agendar una demostración gratuita cuando lo consideres conveniente.
