Registro de visitas en una empresa: ¿continuar en papel o digitalizar?
Aunque vivimos en una era digital, el papel todavía se continúa utilizando en muchas empresas. En el caso particular del registro de visitas en una empresa, algunas organizaciones siguen dependiendo de libros físicos en sus puntos de acceso, mientras que otras han optado por plataformas digitales como un software para control de acceso de visitantes. Sin embargo, ¿cuál es la mejor opción?
A continuación conoceremos qué es el registro de visitas en una empresa y cuál es la mejor manera de gestionarlo: si continuar en papel o actualizarse a una plataforma digital.
El registro de visitas en una empresa es el proceso que permite realizar un seguimiento de quién está dentro de las instalaciones. Comúnmente implica proporcionar datos como nombre, número telefónico y motivo de la visita; aunque dependiendo del proceso de control de la empresa, en algunos casos se puede solicitar más información como documentación, pases de acceso QR, identificaciones con fotografías, entre otros.
El registro de visitas en una empresa es clave para mantener la seguridad de las instalaciones, facilitar la gestión de auditorías y garantizar que toda persona ajena a la organización esté debidamente identificada y autorizada.
Los métodos más comunes para realizar el registro de visitas en una empresa son:
- Los tradicionales libros de registro en papel
- El software para control de acceso
El por qué de una empresa utilice un método o el otro depende de factores como el número de accesos que reciba, sus instalaciones, presupuesto, operaciones, entre otros.
Si te preguntas, ¿Cómo elegir la mejor opción para el registro de visitas en tu empresa? Analicemos cada método:
El registro de visitas en papel puede ser adecuado para lugares con una baja afluencia de personas. Sin embargo, cuando se trata de la seguridad de una empresa y la protección de sus activos es necesario ir al siguiente nivel.
Analicemos esto: el papel es una buena opción si lo vemos desde el punto de vista económico, así como su uso, es fácil de utilizar e implementar. Sin embargo, ¿qué harías si tienes una auditoría, la Dirección te pide una bitácora de accesos o necesitas realizar un reporte de los ingresos en cada ubicación de la empresa de un día para otro?
En esos momentos es cuando el registro de visitas en papel se queda corto para una empresa.
Como puedes ver, recomendamos usar el papel para el registro de visitantes solamente cuando la operación de la empresa es pequeña, recibe pocos visitantes, cuenta con pocas ubicaciones y sobre todo cuando el presupuesto para la seguridad es reducido.
“El registro de visitas en papel es adecuado para lugares con baja afluencia de personas.”
Las empresas deberían implementar un software para control de visitas cuando buscan incrementar su seguridad, agilizar el acceso a sus instalaciones y estar preparadas ante cualquier auditoría o emergencia.
Otros motivos que hemos detectado en son los siguientes:
- Centralizar la seguridad de todas sus ubicaciones en un solo lugar
- Crear pases de entrada digitales
- Capturar fotografías del rostro de visitantes o de sus identificaciones
- Automatizar la creación de bitácoras de acceso
- Comenzar un control de acceso vehicular
- Registrar las herramientas, equipos o artículos con los que ingresa una persona
Si tú estás en dos o más de las anteriores situaciones y tu empresa recibe decenas de visitantes al día, te sugerimos implementar un sistema de control de visitas para empresas.
Una opción recomendada para digitalizar el registro y control de visitas en las empresas es Clave 10, una plataforma especializada en brindar soluciones en Seguridad Patrimonial e Industrial a las empresas. Ellos están en México y algo que la destaca de las demás es que te acompañan en todo el proceso de implementación y tienen soporte continuo.
Actualmente puedes contactarlos a través de su sitio web en el cual puedes solicitar más información.
Un software para control de visitas es indicado para lugares de trabajo o de cualquier giro que reciban grandes cantidades de visitantes al día como:
- Empresas
- Corporativos
- Construcciones
- Edificios
- Plantas de manufactura
- Plantas procesadoras
- Plantas de ensamble
Las empresas que digitalizan el control de visitas obtienen múltiples beneficios, no solo en el aspecto de seguridad (que es lo principal). Si no, empiezan a operar con mayor rapidez y eficiencia.
El proceso que comienza desde los puntos de acceso se vuelve más rápido y seguro, la supervisión es mucho más ágil y segura, y los reportes, creación de bitácoras o gestión de incidentes se resuelven en mucho menos tiempo.
En definitiva el papel sigue siendo funcional para operaciones pequeñas. Sin embargo, se queda limitado frente a las necesidades de seguridad de las grandes organizaciones.
El registro de visitas digital es indicado para empresas grandes que generalmente cuentan con más de dos ubicaciones y que reciben decenas de visitantes al día, entre contratistas, proveedores, personal o visitantes.
Si la empresa a la que perteneces está en planes de digitalizar su proceso de registro de visitas, nosotros en Clave 10 podemos orientarte a tomar una buena decisión de acuerdo a tu operación actual. Contáctanos a través de LinkedIn o envíanos un correo electrónico a contacto@clave10.com ¡Estamos listos para ayudarte a partir de nuestro expertise!
