¿Qué es la gestión de contratistas y cómo implementarla paso a paso?
En algunas industrias las empresas dependen de servicios contratados para realizar trabajos específicos. Estos servicios son brindados por contratistas, quienes por lo general tienen habilidades y conocimientos especializados que les permiten ser contratados de forma temporal para un proyecto particular.
Las organizaciones utilizan a los contratistas de diversas maneras. Por ejemplo, para realizar trabajos de alto riesgo como en las alturas, espacios confinados o soldadura industrial.
El reto para dichas organizaciones y sus responsables de Seguridad Industrial está en la gestión de contratistas y sus servicios, que incluyen la gestión documental y la validación del cumplimiento normativo.
¿Qué es la gestión de contratistas?
La gestión de contratistas es un conjunto de procesos para seleccionar, supervisar y evaluar a los proveedores externos de una empresa, con el objetivo de asegurar el cumplimiento normativo, la seguridad y la calidad en los servicios.
Además, gestionar contratistas también incluye la validación documental (seguros, capacitaciones, certificaciones), el control de riesgos, y el uso de tecnología para optimizar tiempos, reducir costos y evitar accidentes.
Los 5 pasos en el proceso de gestión de contratistas
La gestión de contratistas no es un proceso único, sino un ciclo que comienza mucho antes de que el contratista ponga un pie en las instalaciones y continúa incluso después de que el contrato finaliza. Para que este ciclo funcione de manera ordenada, segura y eficiente, es fundamental seguir un proceso estructurado.
A continuación, te explicamos las 5 etapas que conforman una gestión de contratistas efectiva.
- Planificación
El punto central y más importante en el proceso de gestión de contratistas es la redacción de un contrato. En esta primera etapa es cuando se establecen las reglas, obligaciones y responsabilidades, y se conceden los derechos en el contrato.
En el contrato también se aclaran detalles sobre la relación contractual, así como lo que tiene que hacer cada una de las partes y en qué momento deben hacerlo.
Es recomendable que el contrato sea claro y conciso, pero también detallado, con el fin de garantizar una relación estable y duradera con el contratista.
Los datos que debe contener un contrato en la gestión de contratistas son:
- Lugar en el que el contratista desempeñará sus funciones
- Las tareas específicas
- La capacidad declarada por el contratista: sus equipos, maquinaria, vehículos, etc.
- Suministro de equipos de protección personal (EPP)
- Lo relacionado al pago de los servicios (si es por horas, días, semanas o meses), la forma de pago así como las fechas
- Obligación de cumplimiento de las normas
- Fecha de inicio del contrato y fecha de finalización
“La planeación detallada de un contrato es la base para una buena gestión de contratistas. Por esa razón, es importante realizar revisiones y actualizaciones constantes al contrato.”
- Selección de contratistas
La segunda etapa en el procedimiento de gestión de contratistas consiste en reunir toda la información sobre los prestadores de servicios que ofrecen el perfil requerido para las tareas que la organización terceriza.
En esta etapa se evalúan tres factores:
- Capacidad
- Conocimientos
- Costos
En esta etapa el fin es escoger a los mejores, con costos óptimos y que no impliquen un riesgo alto para la seguridad de la organización.
Gracias al proceso de selección de contratistas, se genera “accidentalmente” una base de datos robusta con información verificada de cada contratista. Esto permite a las organizaciones disponer de su información más rápidamente y agilizar los próximos procesos de gestión de contratistas.
Incluso en este punto una organización puede apoyarse en una plataforma digital como un software para gestión de contratistas que le permita guardar en la nube toda la información de los contratistas con el fin de centralizar el control documental, operativo y el acceso de contratistas en un solo lugar.
- Incorporación del contratista
En la incorporación de un contratista a una organización, suceden situaciones como:
- Firma del contrato
- Entrega de equipos de protección personal (EPP)
- Capacitaciones
- Proceso de incorporación
- Aclaración de procesos internos y políticas internas
- Asignación de accesos
Las organizaciones más innovadoras utilizan plataformas digitales para controlar el acceso de contratistas a través de pases de entrada con un código QR único. Las empresas que implementan estas tecnologías no solo logran un acceso más controlado y seguro, si no que obtienen un ingreso de contratistas más rápido y automatizado.
Una plataforma utilizada por las organizaciones para controlar el acceso de contratistas es Clave 10, en la que pueden realizar un registro completo de lo que ingresa cada contratista como sus herramientas, vehículos, equipos de protección personal (EPP), las zonas a las que tiene autorizado el acceso y la vigencia de acceso.
- Supervisión del trabajo del contratista
En el procedimiento de gestión de contratistas es necesaria la supervisión de sus actividades, sobre todo si se trata de contratistas que trabajan por primera vez con la organización.
La supervisión debe de ser registrada, documentada y guardada. Además, debe incluir informes acerca de la capacidad del contratista para realizar las actividades asignadas, así como reportes sobre su seguimiento a las políticas internas de la organización y cumplimiento de normas de seguridad y salud en el trabajo.
- Cierre del contrato
La última etapa en el procedimiento de gestión de contratistas es el cierre de contrato. Este debe ser un proceso formal y estratégico en el que se revise el cumplimiento de obligaciones de ambas partes, se califique el desempeño del contratista, en caso de préstamo se reciban los equipos o máquinas que utilizó y se salden los pagos pendientes.
¿Por qué es importante la gestión de contratistas?
En muchas organizaciones, los contratistas son parte importante de la operación del negocio. Es por esa razón que su gestión debe ser meticulosa y estructurada, pues además de ser una buena práctica, es una decisión que impacta directamente en los resultados del negocio.
Los beneficios que las organizaciones pueden obtener por con la gestión de contratistas:
- Reducción de riesgos: La contratación de contratistas siempre implica un cierto nivel de riesgo para las organizaciones. Sin embargo, cuando se realiza el procedimiento de gestión de contratistas, se logra identificar riesgos de manera anticipada, reduciendo significativamente los accidentes laborales.
- Cumplimiento normativo: El procedimiento de gestión de contratistas permite evaluar desde la documentación del contratista, hasta sus aptitudes y certificaciones, lo cual ayuda a identificar si el contratista cumple con las normativas de seguridad y salud en el trabajo.
- Aumento de calidad: La constante supervisión de los contratistas, así como la elaboración de reportes detallados y documentados de seguimiento, permiten garantizar que se alcancen los niveles esperados de calidad en las labores de los contratistas.
- Incrementa la productividad: Por sí solo el procedimiento de gestión de contratistas, hace más eficientes los procesos de las personas involucradas, en especial la gestión de contratistas con un software.
- Crea relaciones rentables: La gestión de contratistas ayuda a crear y mantener una relación organización - contratista más estable, sin fricciones y con mayor comunicación.
El software para gestión de contratistas
Muchas organizaciones gestionan decenas de contratistas a diario y por ello, suelen buscar la manera de simplificar, automatizar y centralizar el procedimiento de gestión de contratistas. La forma más efectiva de lograrlo es a través de un software para gestión de contratistas que permita a las organizaciones:
- Controlar el acceso de contratistas a través de pases digitales
- Gestionar los documentos de todos los contratistas en un solo lugar
- Registrar las herramientas, vehículos y equipos de protección que ingresen
- Administrar qué artículos se les entrega en concesión
- Controlar sus días y áreas de acceso a las instalaciones
Con estas plataformas las organizaciones pueden digitalizar el procedimiento de gestión de contratistas parcial o completamente. Un claro ejemplo, es la plataforma desarrollada por la empresa Clave 10, con la cual las organizaciones están centralizando la gestión de sus contratistas de las múltiples ubicaciones de su organización.
Los responsables de Seguridad Industrial están logrando con Clave 10:
- Consultar en cualquier momento y desde cualquier dispositivo la información de cada contratista como sus documentos, certificados, permisos, entre otros
- Crear expedientes digitales por contratista almacenados en la nube
- Ahorrar tiempo al evitar buscar información entre cientos de papeles desordenados-
- Obtener alertas cuando los permisos de los contratistas estén por expirar
- Estar preparados ante auditorías, evitando el pago de multas o sanciones
Conclusión
La gestión de contratistas es más que un proceso administrativo. Es una práctica que impacta directamente en la seguridad, la productividad y el cumplimiento normativo de cualquier organización que dependa de servicios externos.
Seguir un proceso estructurado, desde la planificación del contrato hasta el cierre formal, permite a las empresas, no solo reducir riesgos, sino también construir relaciones más sólidas y rentables con sus contratistas a lo largo del tiempo.
A medida que las organizaciones crecen y el número de contratistas aumenta, gestionar este proceso de forma manual se vuelve cada vez más complejo. Por eso muchas empresas optan por apoyarse en herramientas digitales que les permitan centralizar la información, automatizar tareas repetitivas y tener visibilidad en tiempo real sobre cada contratista.
Si tu organización está evaluando cómo mejorar su procedimiento de gestión de contratistas, en Clave 10 podemos orientarte. Puedes conocer más sobre nuestra plataforma o agendar una demostración gratuita cuando lo consideres conveniente.
